Die Zukunft der Gerichte – hybride und virtuelle Gerichte

Im Gerichtswesen fand in den letzten Jahren ein Paradigmenwechsel statt. Als die üblichen in Präsenz abgehaltenen Verfahren nur noch digital stattfinden konnten, ermöglichte Technologie den nationalen, lokalen und bundesstaatlichen Justizbehörden Kontinuität. Plötzlich fanden Gerichtsprozesse nicht mehr nur hinter verschlossenen Türen statt, sondern auch in einem zugänglichen virtuellen Raum. So konnten mehr Anwesende zugelassen, Kosten gesenkt und Informationen schneller kommuniziert werden.

Nun werden Präsenzaktivitäten aller Orten wieder eingeführt. Da ist es Zeit, sich mit den positiven Auswirkungen des digitalen Wandels für die Justiz zu befassen und zu überlegen, welche Aspekte der virtuellen Zusammenarbeit auch in Zukunft beibehalten werden sollten.

In diesem Leitfaden erläutern wir, wie sich ein hybrider Gerichtssaal einrichten lässt, der persönliche und digitale Aspekte von gerichtlicher Kommunikation und geschäftlichen Angelegenheiten in sich vereint, was letztlich eine Verbesserung der öffentlichen Dienstleistungen bedeutet.

Die Ereignisse von 2020 haben alles verändert: wie wir arbeiten, wie wir lernen, wie wir leben. Diese Zäsur betraf ausnahmslos jeden Bereich, auch die öffentliche Verwaltung. Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden mussten im Eiltempo auf den Online-Betrieb umstellen – keine leichte Aufgabe für Institutionen, die für ihre tradierten und gelegentlich veralteten Abläufe und Technologien bekannt sind.

Im Gerichtswesen bedurfte es für diesen rasanten digitalen Wandel mehr als nur eines virtuellen Treffpunkts. Das Gerichtspersonal musste auf Technik umsteigen, mit der sich eine sichere, integrative Umgebung schaffen ließ, die für alle Menschen, ungeachtet ihres sozioökonomischen Hintergrunds, einfach zugänglich und nutzbar war. Darüber hinaus benötigten die Justizbehörden Funktionen für Barrierefreiheit, um Teilhabe für alle zu ermöglichen. Die Lösung: Zoom.

Durch die Einführung von Zoom konnten Land- und Amtsgerichte nicht bloß ihre Arbeit fortsetzen. Wie sich zeigte, sorgte das neue Format auch für bessere Erfahrungen. Der Gerichtssaal wurde plötzlich zu einem gerechteren Ort. Physische Barrieren spielten keine Rolle mehr. Dadurch sanken die Kosten für die persönliche Anwesenheit vor Gericht erheblich. Der Gerichtssaal wurde außerdem zu einem freundlicheren Ort: Die Anwesenden waren positiver gestimmt, weniger angespannt und beteiligten sich aktiver.

Die Welt wendet sich der nächsten Arbeitsphase zu und Organisationen in aller Welt überlegen, wie sie ihre Mitarbeiter und Kunden mit einem hybriden Ansatz besser unterstützen können. Im Justizwesen müssen die Verantwortlichen entscheiden, ob Anhörungen zum Wohle der Öffentlichkeit eher virtuell, hybrid oder in Präsenz stattfinden sollten.

Gerichtsvorsitzende, die nicht recht wissen, wo sie anfangen sollen, sollten überlegen, welches Format die größte Teilnehmerzahl zulässt, für den jeweiligen Fall angemessen wirkt und möglichst vielen Menschen entgegenkommt. So eignen sich etwa verwaltungsrechtliche Verfahren bestens für eine virtuelle Anhörung – für die einfache Anfechtung eines Strafzettels bedarf es nur einer schnellen Sitzung auf Zoom.

Ebenso kann bei oftmals recht angespannten Scheidungsverfahren Videotechnologie zur Deeskalation beitragen. Und bei Verhandlungen vor dem Familiengericht ließe sich mit Funktionen für kollaboratives Arbeiten – wie den Breakout-Räumen oder virtuellen Hintergründen – eine freundlichere und doch professionelle Umgebung schaffen.

Doch auch für das Gerichtspersonal bietet das Hybridmodell Vorteile. Wann immer die Verantwortlichen entscheiden, eine Verhandlung virtuell abzuhalten, sparen sie Richtern, Anwälten und Dolmetschern Zeit und Geld, das sie sonst für eine Sitzung in Präsenz ausgeben müssten.

Nach der Entscheidung, welche Anhörungen von einer digitalen Komponente profitieren, gilt es, für alle Beteiligten unabhängig von ihrem Standort eine einheitliche, integrative Umgebung zu schaffen. Wie das geht, erklären wir im folgenden Absatz.

Ein Hybridmodell mag Neuland sein, mit einigen Best Practices lässt es sich jedoch einfach realisieren. Zoom bietet eine barrierefreie Plattform mit leicht zu bedienenden Funktionen, die Mitarbeitern von Behörden, des Gerichtswesens und der Allgemeinbevölkerung nutzen können, um ihre jeweiligen Bedürfnisse zu erfüllen.

Wenn Sie die Zoom-Plattform zur Einrichtung eines hybriden Gerichtssaals verwenden, sollten Sie diese Tipps beachten, um zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden:

• Die nötigen Eingabehilfen und Dolmetschfunktionen einrichten: Für Zoom Meetings bieten wir diverse Barrierefreiheits- und Dolmetschfunktionen sowie Konfigurationen und Integrationen von Drittanwendungen an, damit jeder unsere Plattform nutzen kann. Um Sprechern verschiedener Sprachen und Menschen mit Behinderung einen uneingeschränkten Zugang zur Rechtssprechung zu ermöglichen, können Justizmitarbeiter unsere nativen automatisch generierten Untertitel, manuelle Untertitel oder Integrationen mit externen Untertiteldiensten einrichten. Automatisch generierte Untertitel sind zurzeit in 11 Sprachen für das handelsübliche Zoom verfügbar. Darüber hinaus befolgen wir die neuesten Standards für Barrierefreiheit, damit unsere Plattform mit den neuesten Screenreadern kompatibel ist.
• Die richtige Umgebung schaffen: Um vermeintliche Barrieren zwischen Remote-Teilnehmern und Anwesenden im Gerichtssaal abzubauen, können mithilfe von Zoom Meeting-Funktionen vergleichbare Bedingungen für alle Teilnehmer geschaffen werden. So können sich alle Teilnehmer vor einem Meeting auf professionelle virtuelle Hintergründe einigen, die für eine einheitliche Optik und Atmosphäre sorgen, und die Zoom-Funktion zur Unterdrückung von Hintergrundgeräuschen aktivieren, um Ablenkungen von außen zu vermeiden und den Fokus auf die Anhörung zu legen.
• Unkompliziert Informationen weitergeben oder Beweisstücke vorlegen: Je nach den Einstellungen des Meeting-Hosts können die Teilnehmer ihre Bildschirme freigeben oder Links über den Meeting-Chat versenden, um schnell Informationen oder Beweisstücke vorzulegen. Außerdem können die Beteiligten das Zoom Whiteboard für interaktives, kollaboratives Arbeiten in Echtzeit nutzen und Zoom Team Chat für den Austausch von Notizen oder Dokumenten nach der Anhörung verwenden. Bei Beweisverfahren kann DocuSign eSignature für Zoom, eine strategische Integration, die derzeit für das handelsübliche Zoom verfügbar ist, nützlich sein. Die Beteiligten können Vereinbarungen über die eSignature-App sicher freigeben, überprüfen und unterzeichnen.
• Überschneidungen und Unterbrechungen vermeiden: Wenn es im Prozess hitzig wird oder Beteiligte zu schwatzen beginnen, können sich Meeting-Hosts bestimmter Funktionen bedienen, um die Situation unter Kontrolle zu bringen. So haben sie beispielsweise die Möglichkeit, Teilnehmer beim Beitritt stummzuschalten und sie um Verwendung der Wortmeldungs-Funktion zu bitten, wenn sie sich am Gespräch beteiligen möchten. Sie können auch den Meeting-Chat deaktivieren und vieles mehr. Mit diesen Funktionen lässt sich unabhängig von der Situation oder Stimmung bei der Anhörung eine professionelle, respektvolle Atmosphäre aufrechterhalten.
• Die richtigen Personen hervorheben: Stellen Sie sicher, dass der Fokus während einer Gerichtssitzung auf den richtigen Personen liegt, indem Sie die Spotlight-Ansicht verwenden. Dadurch werden bis zu neun Meeting-Teilnehmer als aktive Hauptsprecher bestimmt, und die Teilnehmer können nur diese Sprecher sehen – eine wirksame Methode, um die Aufmerksamkeit auf den Richter, den Angeklagten, den Kläger oder den Zeugen zu lenken. Die Spotlight-Ansicht kann während der Bildschirmfreigabe verwendet werden und in der Zoom-Desktop-Anwendung oder der mobilen App sowie in Zoom Rooms aktiviert werden. Die Spotlight-Ansicht ist vollständig anpassbar und kann auch vom Administrator konfiguriert werden. Eine weitere Option ist die Szenen-Ansicht. Hiermit haben Hosts die Möglichkeit, die Teilnehmer in einer virtuellen Szene automatisch oder von Hand anzuordnen. Hosts können Teilnehmer innerhalb der Szene ihrer Wahl, beispielsweise einem Gerichtssaal, problemlos verschieben und sogar die Größe der Bilder der Teilnehmer anpassen, damit das Erlebnis noch natürlicher wirkt.
• Für Sicherheit im Gerichtssaal sorgen: Es ist wichtig, dass an virtuellen Gerichtsverhandlungen nur die zugelassenen Personen teilnehmen. Mit den vielen Sicherheitsfunktionen von Zoom, wie dem Warteraum, Sicherheitscodes und den Sicherheitsbedienelementen während Meetings können Sie kontrollieren, wer der Verhandlung beitritt und daran teilnimmt.
• Einen physischen Raum für die Nutzung der Technologie schaffen: Für einen hybriden Gerichtssaal bedarf es eines Büros mit der richtigen Technik. Einige Mitarbeiter bleiben zu Hause, andere fahren ins Büro oder wechseln zwischen beiden Orten. Wer vor Ort arbeitet, braucht einen Raum, wo er sich einfach mit anderen im Homeoffice vernetzen kann – seien es Kollegen, Anwälte oder Bürgerinnen und Bürger. Bei der Ausstattung eines modernen Gerichtssaals sollten Sie sich erkundigen, welche Art von Hardware erforderlich ist, um mit einer Konferenzraumlösung wie Zoom Rooms kompatibel zu sein. Fragen Sie sich zuerst, wo im Raum Sie Audioquellen, Kameras und andere Ausrüstung benötigen, um eine nahtlose Erfahrung zu ermöglichen. Finden Sie dann heraus, welcher Zoom Partner die Hardware führt, die Sie brauchen, um mit unserer Plattform hybride Verhandlungen ohne Abstriche umzusetzen.

Die Justizbehörden von heute haben die Aufgabe, durch eine wirksame Rechtsprechung für Gerechtigkeit im ganzen Land zu sorgen. Dazu benötigen sie eine agile und fortschrittliche Kommunikationsplattform, die sie bei dieser Aufgabe unterstützt und die Ergebnisse verbessert. Zoom und Zoom für Behörden sind beide darauf ausgelegt, diese spezifischen Anforderungen zu erfüllen.

In den USA bietet Zoom die separate Plattform Zoom für Behörden an, die an die Sicherheitsanforderungen auf US-Bundesebene angepasst ist. Zoom für Behörden steht US-amerikanischen Institutionen auf Bundes-, Staaten- und Gemeindeebene sowie zugelassenen Auftragnehmern, Integratoren oder Bildungseinrichtungen zur Verfügung, die für Behördenkunden tätig sind. Die Plattform Zoom für Behörden wird in den USA und ausschließlich von US-amerikanischen Personen betrieben.

Zoom für Behörden bietet eine intuitive und sichere Erfahrung ähnlich der handelsüblichen Zoom-Version. Beide Plattformversionen sind skalierbar und flexibel und bieten den heutigen Organisationen des öffentlichen Sektors das, was sie benötigen, um ihre Ziele zu erreichen und dabei wichtige Informationen zu schützen.

Zoom für Behörden verfügt über folgende Autorisierungen:

• eine FedRAMP-Autorisierung mittlerer Stufe
• eine provisorische Autorisierung (PA) von der Defense Information Systems Agency (DISA) für das Verteidigungsministerium (DoD) auf Impact Level 4 (IL4)
• eine Autorisierung für den Betrieb (Authorization to Operate, ATO) vom Department of the Air Force für die Durchführung von IL4-Meetings
• eine StateRAMP-Autorisierung mittlerer Stufe

Die Bedienelemente der Plattform unterstützen auch die Anforderungen der folgenden Bestimmungen:

• HIPAA
• CJIS
• CMMC

So unvermeidlich Veränderungen sind, so anpassungsfähig ist der Mensch. Jetzt, da sich die Gesellschaft auf neue Lebens-, Arbeits- und Lernweisen einstellt, kommt es auf die nötige Unterstützung und Ressourcen an, um flexibel zu bleiben und mit den noch vor uns liegenden Veränderungen Schritt zu halten.

Ein hybrider Ansatz ist kein flüchtiger Trend, sondern vielmehr das Gebot der Stunde, um den heutigen Bedürfnissen der Bevölkerung gerecht zu werden – einer Bevölkerung, die heute vielfältigeren Herausforderungen gegenübersteht als zuvor, die im digitalen Raum aktuell neue Möglichkeiten entdeckt und die gute, gerechte Dienstleistungen braucht. Ein hybrider Gerichtssaal stärkt die Beziehung der Öffentlichkeit zur Justiz und macht aus einer gesellschaftlichen Tradition eine einnehmende Erfahrung – im Dienste der Gerechtigkeit.