Der Geschäftsführungsassistenz-Leitfaden für optimierte Kommunikation

Assistenzen der Geschäftsführung spielten schon immer eine entscheidende Rolle dabei, Unternehmen am Laufen zu halten. Aber wenn sich die Art und Weise ändert, wie wir Geschäfte machen, ändern sich auch die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Geschäftsführungsassistenz (EA). Von den Tagen der Haftnotizen und geschriebenen Kalender bis hin zu den heute weitverbreiteten Cloud-basierten Management-Tools – EAs benötigen ein vielfältiges Set an Fähigkeiten und Tools, um den Ansprüchen der Unternehmensführung gerecht zu werden.

Moderne EAs müssen moderne, geforderte Führungskräfte unterstützen und gleichzeitig die effektive Kommunikation einer dezentralen Belegschaft sicherstellen. Dies führt zu einem einzigartigen Aufgabenspektrum. Zu den Aufgaben der Geschäftsführungsassistenz gehören:

• Entgegennehmen von Telefonanrufen
• Planen von Meetings und Terminen
• Erfüllen buchhalterischer Aufgaben, z. B. das Führen von Unternehmensunterlagen, Dokumenten und Berichten
• Verwenden von Textverarbeitungs-, Tabellenkalkulations- und Präsentationssoftware sowie von Cloud-basierten Lösungen für Zusammenarbeit und Verwaltung
• Vorbereiten von Meetings, Anfertigen von Meetingprotokollen
• Besucher begrüßen und willkommen heißen
• Planen und Organisieren von Reisen

Assistenzen der Geschäftsführung müssen nicht nur die Technologie verstehen, sie müssen diese Lösungen nutzen,
um die Arbeitsweise ihres Unternehmens zu optimieren. Für Assistenzen der Geschäftsführung, die die Zoom Plattform nutzen, bietet dieser Leitfaden Tipps und Tricks zur Verwendung von Zoom Meetings, Zoom Phone und Zoom Team Chat, mit denen sie die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern können.

Da Führungskräfte einen vollen und komplexen Terminkalender haben, müssen Assistenzen der Geschäftsführung ihre Zeit durchdacht und strategisch managen. Dies erfordert eine agile Technologie, die den Planungsprozess
rationalisiert und Meetings optimiert.

Befolgen Sie diese acht Tipps für Zoom Meetings, um Ihre Verwaltung und Planung von Meetings zu verbessern:

Verwenden Sie Ihre persönliche Meeting-ID (PMI)

Ihr PMI ist eine zugewiesene, permanente Meeting-ID, die sich nicht ändert und nur für Sie gilt. Es gibt auch einen persönlichen Link, der mit Ihrer persönlichen Meeting-ID verknüpft ist. Sie können diesen persönlichen Link senden, wenn Sie einen schnellen internen Anruf tätigen möchten.

Arbeiten im Zoom Client

Mit dem Zoom Desktop Client, einer Anwendung für Ihren Desktop, können Sie einen schnellen Überblick über Ihre Meetings für den Tag oder die Woche erhalten. Alle Zoom Meetings und Zoom Webinars in Ihrem integrierten Kalender werden unter der Registerkarte „Meetings“ angezeigt. Mit der Meeting-Ansicht des Zoom Desktop Clients finden Sie schnell Ihren nächsten Anruf finden und diesem mit einem Mausklick beitreten.

Terminierungsrechte einholen

Anstatt Meetings in Ihrem eigenen Zoom Konto zu planen und Ihren Führungskräften Co-Host-Berechtigungen zu geben, können Sie direkt von deren Zoom Konto aus planen. Bitten Sie Ihre Führungskraft einfach ihre Zoom Meeting-Einstellungen zu öffnen, auf „Andere” zu klicken und dann den Abschnitt „Planungsberechtigungen” zu suchen. Von dort aus können sie Ihnen Zugriff auf die Terminplanung in ihrem Namen geben. So erfolgen Meetingeinladungen noch immer in ihrem Namen, aber sie müssen sich nicht mehr um die Arbeit im Hintergrund kümmern.

Nutzen Sie Outlook- und GSuite-Plug-ins

Wenn Sie eine Kalendereinladung über Outlook oder Google Calendar erstellen möchten, können Sie über das Outlook-Plug-in oder das GSuite-Add-on schnell einen Zoom Meeting-Link in den Einladungstext einfügen.

Nutzen Sie bewährte Sicherheitsverfahren

Im Sicherheitsbereich Ihrer Zoom Einstellungen können Sie wichtige Sicherheitsfunktionen zum Schutz Ihrer Kommunikation aktivieren. Schalten Sie den Warteraum ein: Mit dieser Funktion können Sie individuelle Begrüßungsnachrichten für Gäste erstellen und die Option „Anforderung eines Kenncodes für bereits angesetzte Meetings” aktivieren. Dies kann Ihren Meetings eine zusätzliche Sicherheitsebene verleihen und dazu beitragen, eine Umgebung zu schaffen, an der nur die vorgesehenen Teilnehmer teilnehmen können.

Anpassen von E-Mail-Benachrichtigungen

Wechseln Sie unter Meeting-Einstellungen zum Abschnitt „E-Mail-Benachrichtigung”. Dort können Sie bestimmte Benachrichtigungsoptionen ein- und ausschalten, um ein Protokoll der im Meeting durchgeführten Aktionen zu erstellen. Sie können festlegen, dass der Gastgeber benachrichtigt wird, wenn eine Cloud-Aufzeichnung verfügbar ist, wenn Teilnehmer einem Meeting vor dem Host beitreten, wenn ein alternativer Host für ein Meeting festgelegt oder entfernt wird und vieles mehr.

Nutzen Sie die lokalen und Cloud-Aufzeichnungsoptionen

Wenn Sie Ihr Meeting zur späteren Verwendung oder zur Weitergabe an die Teilnehmer aufzeichnen möchten, verwenden Sie die Cloud Aufzeichnungsoption. Diese Funktion für zahlende Abonnenten ermöglicht es dem Host, die Aufzeichnung nach dem Meeting einfach zu versenden. Die Option „Lokale Aufzeichnung” sollte nur verwendet werden, wenn der Host die Datei exklusiv auf seinem Gerät behalten möchte. Co-Hosts erhalten die Aufzeichnung ebenfalls nicht. Beachten Sie dies also, wenn Sie das Meeting von einem bestimmten Zoom Konto aus planen.

Maßgeschneiderte Meetings für Zusammenarbeit und Einbindung

Sie können die In-Meeting-Einstellungen als Host und Co-Host anpassen, um die Art der gemeinsamen Sitzung gemäß Ihren Anforderungen festzulegen. Sie können u. a. auswählen, wer seinen Bildschirm freigeben oder Anmerkungen machen darf, damit die richtigen Personen während des Anrufs die richtigen Informationen weitergeben kann.

Zoom Team Chat ist in Ihrer Zoom-Lizenz enthalten und ist eine effiziente Möglichkeit, schnell mit Personen innerhalb oder außerhalb Ihrer Unternehmen zu kommunizieren. Assistenzen der Geschäftsführung können Zoom Team Chat im Zoom Desktop Client oder in der mobilen App strategisch nutzen, um ortsunabhängig den Überblick über wichtige Kontakte zu behalten, präzise Protokolle zu führen und agil zu bleiben.

Hier sind ein paar wichtige Tipps für die Verwendung von Zoom Team Chat, um den Überblick über Ihre alltäglichen Aufgaben zu behalten:

Mit Stern gekennzeichnete Kontakte und Team-Chat-Kanäle erstellen

Um einen produktiven Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten, verwenden Sie den Chat-Bereich des Zoom Clients, um bestimmte Benutzer oder Gruppen-Chat-Kanäle mit einem Stern zu kennzeichnen und so schnell auf andere Führungskräfte oder direkt unterstellte Mitarbeiter Ihrer Führungskraft zugreifen zu können. Durch diese Aktion werden sie an den Anfang des Chats unter „Mit Stern gekennzeichnet” verschoben. „Mit Stern gekennzeichnete” Kontakte oder Chat-Kanäle werden in alphabetischer Reihenfolge auf der linken Seite angezeigt. Wenn jemand eine wichtige Nachricht sendet, die Sie speichern möchten, können Sie diesen einzelnen Kommentar auch „mit einem Stern kennzeichnen”. Sie finden diese dann unter „Mit Stern gekennzeichnete Nachrichten“.

Machen Sie sich Notizen unter Ihrem Persönlichen Bereich (Ihr Name)

Zoom Team Chat bietet einen persönlichen Bereich, der als Ihr Name unter dem Abschnitt „Mit Stern gekennzeichnet” im Kontaktbereich aufgeführt wird und als Ihr eigener, individueller Chat fungiert. Sie können diesen Bereich nutzen, um sich Notizen zu machen, eine To-do-Liste zu erstellen oder sich einfach etwas für später zu merken. Hier können Sie später Notizen löschen oder bearbeiten, eine Nachricht mit einem „Stern kennzeichnen” oder Screenshots machen.

Verwalten externer Kontakte

Wenn Ihr Administrator dies zulässt, können Sie sogar Personen von außerhalb Ihres Unternehmens zu Ihren Kontakten in Zoom Team Chat hinzufügen. Klicken Sie einfach auf das „Plus”-Symbol oben links auf der Kontaktseite, klicken Sie auf „Einen Zoom Kontakt einladen”, geben Sie seine E-Mail ein, und er erhält eine Benachrichtigung, in der er aufgefordert wird, die Einladung zu akzeptieren. Sie können nahtlos organisationsübergreifend zusammenarbeiten und einfach mit anderen chatten, um Informationen zu koordinieren und auszutauschen.

Mit dem Cloud-Telefonsystem von Zoom können Sie die Einschränkungen eines herkömmlichen Tischtelefons umgehen und Anrufe von Ihrem Mobilgerät, Desktop, Laptop und sogar von einem iPad oder Tablet tätigen. Zoom Phone wurde nativ für die Zoom-Plattform entwickelt und ermöglicht es Assistenzen der Geschäftsführung u. a., Telefonanrufe für eine einfache Zusammenarbeit in ein Meeting zu verwandeln und Anrufe für eine schnelle Übergabe an eine Führungskraft zu delegieren.

Hier sind vier wichtige Tipps für die Verwendung von Zoom Phone, um Ihre Anrufe zu modernisieren:

Verwalten der Anrufübertragung

Mit Zoom Phone befindet sich Ihr Tischtelefon auf einem Gerät Ihrer Wahl. So entfallen bisherige Einschränkungen bei der administrativen Telearbeit und es wird eine nahtlose Supportstruktur geschaffen. Mit der Funktion zur Anrufübertragung, die auch als „gemeinsam genutzte Leitung” bezeichnet wird, können Sie Anrufe ganz einfach an Ihre Führungskraft weiterleiten oder anderen Teammitgliedern zuweisen, die den Anruf an geschäftigen Tagen bearbeiten sollen. Sie können unter anderem einem einzelnen Benutzer mehrere Telefonnummern zuweisen, Anrufe für andere annehmen/übertragen, einen Anruf zurückstellen und ihn von einem anderen Gerät oder Benutzer abrufen lassen. Unterwegs oder außer Haus sind: Sie haben eine flexible Struktur, mit der garantiert keine Anrufe mehr unbeantwortet bleiben.

Erfassen von Nachrichten mit Mailbox und SMS

Als Softphone-Angebot hilft Zoom Phone dabei, den Überblick über Ihre Kommunikation zu optimieren. Sie können Sprachnachrichten transkribieren, um sogar IVR-Overflow- und Anrufwarteschleifensprachnachrichten einfach in eine schnelle E-Mail an Ihre Führungskraft zu verwandeln. Zusätzlich zur Sprachkommunikation bietet Zoom Phone Textnachrichten (SMS). Wenn die Kommunikation mit anderen am besten in Form einer Textnachricht erfolgt, hat Zoom Phone die Lösung für Sie.

Geschäftszeiten einstellen

Sie müssen nicht an Ihrem Schreibtisch kleben, um wichtige Nachrichten zu erhalten: Mit Zoom Phone können Sie die Geschäftszeiten konfigurieren und die Anrufweiterleitung aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle eingehenden Anrufe ordnungsgemäß entgegengenommen werden. Mit der aktualisierten Anrufweiterleitung können Sie Einstellungen anpassen, um Regeln für nicht angenommene Anrufe zu erstellen, sicherzustellen, dass Anrufe automatisch weitergeleitet werden, ein Anrufe bei allen Zoom Anwendungen klingeln und vieles mehr.

Nutzen Sie das Zoom Phone Power Pack für die Anrufabwicklung und optimalen Überblick

Als Add-on zu Zoom Phone bietet das Zoom Phone Power Pack ein schlankes Desktop-Erlebnis mit einem durchgängigen Awareness-Panel, das EAs dabei hilft, Anrufe immer schnell zu bearbeiten und Anrufe innerhalb ihrer Teams weiterzuleiten. Darüber hinaus verfügt die Lösung über Echtzeit- und historische Analysen der Anrufwarteschleife, die aussagekräftige Erkenntnisse zur Optimierung von Kunden- und Mitarbeiterinteraktionen liefern.

Assistenzen der Geschäftsführung haben keine Zeit, mit unterschiedlichen Kooperationsanwendungen zu arbeiten – sie brauchen eine nahtlose Lösung, die die Kommunikation einfach macht. Die Konsolidierung Ihrer Kommunikation mit Zoom strafft die Arbeitsabläufe und vereinfacht die Zusammenarbeit, sodass Assistenzen der Geschäftsführung auf jede neue Aufgabe vorbereitet sind. Durch die Verwendung von Zoom Meetings, Zoom Team Chat und Zoom Phone als einheitliches Kommunikations- und Management-Tool verbessern EAs ihre Arbeitsweise sowie die Unterstützung, die sie Führungskräften bieten.

Durch Maximierung des Potenzials der Zoom Plattform profitieren EAs von höherer Produktivität, haben zufriedenere Führungskräfte und haben mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben. Sie ebnen den Weg für alle, um gemeinsam mehr zu erreichen.