,Das Büro kommt zu uns‘: UDG Healthcare vereinheitlicht die Kommunikation mit Zoom

Als globaler Konzern für Beratungs-, Kommunikations-, Handels-, klinische und Verpackungsdienste im Gesundheitswesen ist UDG Healthcare auf hochwertige Videokommunikation angewiesen, um Partner, Kunden, Patienten, Mitarbeiter und Aktionäre in zwei operativen Geschäftsbereichen und zahlreichen Tochtergesellschaften zu bedienen. Aufgrund der Unternehmensstrategie, die auf Übernahmen ausgerichtet ist, waren in Hinblick auf Telefonie nicht immer alle Mitglieder der Unternehmensgruppe auf demselben Stand. Für die IT-Abteilung bedeutete das, dass mehrere Telefonsysteme, veraltete Hardware und teure Verträge verwaltet werden mussten.

UDG Healthcare wandte sich für die Konsolidierung der Sprach- und Videolösungen an Zoom, damit Mitarbeiter wichtige Gespräche mit medizinischen Fachkräften, Kollegen und einigen der weltweit größten Pharmaunternehmen führen konnten.

Die Notwendigkeit einer flexibleren Telefonlösung

UDG Healthcare führte Zoom Meetings vor einigen Jahren als Ersatz für mehrere Videokonferenzplattformen, darunter Skype und WebEx, ein. Zoom wurde schon bald zur standardmäßigen Videolösung, da es das im Unternehmen vorhandene Tool für die Zusammenarbeit in Hinblick auf Qualität, Bildschirmfreigabe und andere wichtige Funktionen übertraf.

„Wir setzen Zoom in allen Geschäftsbereichen ein und lieben es“, meint Jeremy Heaven, Group IT Service Delivery Manager bei UDG Healthcare „Wir nutzen [Microsoft] Teams so, wie es ursprünglich gedacht war – für die Zusammenarbeit, zum Speichern von Dokumenten und für Teamchats –, aber nicht als unternehmensweites Videokonferenztool. Von der Videoqualität und der Bildschirmfreigabe bei Zoom waren wir beeindruckt.“

Die Telefonie war dagegen eine ganz andere Herausforderung. Jede Tochtergesellschaft von UDG Healthcare verfügte über ein eigenes Festnetztelefonsystem, und die Verwaltung mehrerer Verträge und Kostenpunkte belastete das Team. Als UDG Healthcare während der Pandemie seine Mitarbeiter ins Homeoffice schickte, blieben die Tischtelefone monatelang ungenutzt.

Da UDG Healthcare an einem bevorstehenden Kundenprojekt arbeitete, benötigten die Vertriebsmitarbeiter ein flexibleres Softphone mit robusten Geschäftstelefonfunktionen. Das Unternehmen wusste, dass es an der Zeit war, die Telefonlösung zu überdenken, um den Mitarbeitern die nötige Technologie für ein effektives Arbeiten zur Verfügung zu stellen.

,Zoom kam mit Lösungen auf uns zu‘

„Die Präsentation des Zoom Phone-Teams hat uns sehr beeindruckt. Zoom kam mit Lösungen auf uns zu, und das macht unsere Partnerschaft auch weiterhin erfolgreich“, so Heaven.

Die Entscheidung für Zoom Phone – selbst angesichts der Pandemie – war leicht, und die Umsetzung gestaltete sich ebenso einfach. UDG Healthcare erwarb mehr als 2.000 Telefonlizenzen und führte eine größere Implementierung für Backoffices und Konzernmitarbeiter in den USA, Großbritannien und Europa durch.

„Wir können nicht ins Büro gehen, aber wir können dafür sorgen, dass das Büro zu uns kommt“, meint Heaven. „Die Portierung selbst war ganz einfach und verlief nahtlos. Alle Zoom-Mitarbeiter waren hilfsbereit und sehr kompetent.“

Eine unternehmensweite Kommunikationslösung

Die einheitliche Kommunikationslösung von Zoom erleichterte die Umstellung auf eine flexiblere, flüssigere Remote-Arbeitsumgebung. „Wenn Mitarbeiter unter ihrer Durchwahl angerufen werden, klingelt es auf ihrem Laptop, Mobilgerät und iPad“, so Heaven. „Ich kann einen Anruf von meinem Schreibtisch aus entgegennehmen, ihn in die Warteschleife stellen, ihn auf dem Handy fortsetzen, in einen Zoom Room gehen und ihn in ein Meeting umwandeln.“

Auch der Einsatz von Zoom Webinar für die interne und externe Kommunikation bei UDG Healthcare wurde ausgeweitet.

„Bei größeren Meetings haben wir mit der Webinar-Funktion mehr Kontrolle, und unsere Unterabteilung für Meetings und Veranstaltungen, Ashfield, kann über Zoom Konferenzen für Kunden mit 9.000 Teilnehmern durchführen“, erklärt Heaven.

UDG Healthcare plant langfristig, Zoom Phone im gesamten Konzern einzuführen. „Als Nächstes vergeben wir eine Zoom Phone-Durchwahl für interne Anrufe an alle. Mitarbeiter, die externe Anrufe tätigen müssen, erhalten Zoom Phone-Lizenzen. Die Zoom-Plattform wird unser Standard“, so Heaven.

„Immer, wenn wir professionelle Audio- und Videoqualität benötigen, verwenden wir Zoom. Die Stabilität und das ganze Produkt sind einfach fantastisch“, sagt Heaven. „Als sich die Welt im Lockdown befand, war es für unseren Erfolg entscheidend, dass wir alles über Zoom erledigen konnten.“