Spring Clinical Meetings innerhalb von nur 2 Wochen mit Zoom in den virtuellen Raum verlagert

Aus großen Präsenz- auf agile Art und Weise virtuelle Veranstaltungen zu machen, ist nicht leicht. Die National Kidney Foundation (NKF) hat aber gezeigt, dass es geht: Sie hat ihre Vorzeigeveranstaltung mithilfe von Zoom innerhalb weniger Wochen in eine erfolgreiche, sichere virtuelle Konferenz verwandelt.

Die Spring Clinical Meetings der gemeinnützigen National Kidney Foundation sind eine jährlich stattfindende Konferenz, auf der sich mehr als 3 000 akkreditierte und nicht akkreditierte medizinische Fachleute im Bereich Nierengesundheit weiterbilden können. Auf der Veranstaltung gibt es Weiterbildungsangebote für Nephrologen, Pflegekräfte und Techniker in der Dialyse, Arztassistenten, Pflegekräfte, Pharmazeuten, Sozialarbeiter, Koordinatoren von Transplantationen und Ernährungsberater.

Auf der Konferenz können

• Fachkräfte im Gesundheitswesen anerkannte Weiterbildungen für ihr lebenslanges Lernen besuchen
• Forschende ihre neuesten Studien vorstellen und besprechen
• Einzelpersonen anerkannt werden, die einen wichtigen Beitrag im Bereich Nierengesundheit geleistet haben
• Hersteller von Medizinprodukten, Pharmazieunternehmen und gemeinnützige Organisationen ihre neuesten Produkte und Services präsentieren

Als die COVID-19-Pandemie jedoch die Welt erschütterte, erkannte die Organisatorin Jessica Joseph, dass die Veranstaltung nicht wie geplant in New Orleans würde stattfinden können.

„Wir mussten einfach etwas tun, damit die Planung eines ganzen Jahres nicht umsonst war“, so Joseph, Senior Vice President of Scientific Operations der NKF, und seit 16 Jahren zuständig für die Spring Clinical Meetings. „Kliniker müssen sich ständig in ihren Fachgebieten weiterbilden, um nicht ihre Zulassung zu verlieren. Mit unserer Hilfe ist ihnen das möglich. Zudem erhält das klinische Fachpersonal auf den Spring Clinical Meetings Informationen zu neuen Behandlungsmethoden und zur Versorgung von Patienten mit Nierenleiden“, stimmt der CEO der National Kidney Foundation, Kevin Longino zu.

„Die Veranstaltung hat in der klinischen Szene einen Namen und ist für die Stiftung wichtig, um Spenden zu erhalten“, fügt Longino hinzu. „Eine Absage kam nicht infrage.“

Die für 26. bis 29. März geplante Veranstaltung stand vor dem Aus. Doch Jessica Joseph und die National Kidney Foundation stellten unter Beweis, in welch kurzer Zeit und wie innovativ sich Organisationen an die Herausforderungen aufgrund von COVID-19 anpassen können.

Wechsel zu einer virtuellen Konferenz

Wenige Wochen vor der geplanten Veranstaltung und einer sich rasant entwickelnden Gesundheitskrise mussten Joseph und ihr Team entscheiden, ob das Event würde stattfinden können. Dialysepatienten haben ein höheres Risiko für COVID-19 und ihre klinischen Versorger konnten nicht nach New Orleans reisen – ein Virushotspot in den USA –, ohne die Entstehung mehrerer kleiner Epizentren im Land zu riskieren.

Am 9. März traf Joseph die Entscheidung für eine virtuelle Konferenz und kommunizierte diese nur einen Tag später an die Teilnehmerschaft. Wiederum einen Tag darauf wandte sich das NKF-Team an Zoom, um die Möglichkeiten auszuloten.

„Wir nutzten Zoom Meetings schon seit einer Weile intern. Nach unserer Kontaktaufnahme erfuhren wir von Zoom, was alles möglich war“, erzählt Joseph.

NKF erwarb für die Veranstaltung mehr als ein Dutzend Lizenzen für Zoom Webinar und plante, die Veranstaltung mit Zoom genauso stattfinden zu lassen, wie es als Präsenzveranstaltung der Fall gewesen wäre: mit denselben Themen, denselben Sitzungen und in derselben Zeitzone.

„Alle Sitzungen wurden als Webinare angeboten. Wenn für eine bestimmte Sitzung jedoch Arbeitsgruppen besser gewesen wären und wir rechtzeitig davon erfahren hätten, wäre eine Durchführung über Zoom Meetings mithilfe von Breakout-Räumen aber ebenso problemlos möglich gewesen, so Joseph.

Die schnellstmögliche Kommunikation der geänderten Rahmenbedingungen für die Spring Clinical Meetings war laut Joseph eine Herausforderung, die jedoch mithilfe einer guten Planung und Vorbereitung überwunden werden konnte.

„Viele Leute zweifelten daran, dass die Veranstaltung virtuell durchführbar war, insbesondere die Vortragenden, die normalerweise vor vielen Anwesenden sprechen“, fährt sie fort. „Wir richteten die Zoom Webinar-IDs ein, planten die Sitzungen und versendeten Kalendereinladungen mit eindeutigen Diskussionsteilnehmer-Links für alle Vortragenden. Für die von Firmen gesponserten Symposien und den Hauptvortrag beinhaltete die Planung Probedurchläufe, in denen Fragen und Antworten und die Bildschirmfreigabe ausprobiert wurden und die Funktion aller Mikrofone sichergestellt wurde.“

Die Funktion Umfragen für Webinare kam in mindestens 60 % der Sitzungen zum Einsatz, um den Wissensstand oder das Interesse an bestimmten Themen abzufragen oder zur Diskussion einzuladen. Diese Art von Einbeziehung sorgt nicht nur für die aktive Teilnahme und das Lernen der teilnehmenden Personen, sondern ist häufig Voraussetzung.

„Laufende Fortbildungsangebote für medizinische Fachleute müssen beispielsweise Strategien für aktives Lernen beinhalten“, erklärt Joseph. „Das lässt sich optimal durch Umfragen erreichen.“

Vorteile der virtuellen Plattform

Laut Joseph brachten die virtuellen Spring Clinical Meetings für die teilnehmenden und sogar die nicht teilnehmenden Personen wesentliche Vorteile mit sich:

• Größere Ausstellungsfläche: Ein Pharmaunternehmen konnte auf der Präsenzveranstaltung eine Zielgruppe von höchstens 50 Personen erreichen. Im sogenannten „Virtual Product Theater“ hingegen nahmen 175 bis 250 Personen an vergleichbaren Sitzungen teil.
• Bessere Aufzeichnung: Die Sitzungen konnten mit Zoom schneller und kostengünstiger aufgezeichnet und online veröffentlicht werden. Zuvor wurde lediglich eine Handvoll der Sitzungen auf der Konferenz aufgezeichnet.
• Mehr Nachweise: Die Verfügbarkeit der Aufzeichnungen bedeutet, dass mehr Menschen Zugang zu den Sitzungen erhalten und somit online einen Nachweis über ihre Fortbildung erhalten können. Die Registrierung war bis Ende April möglich, damit mehr Fachleute das Fortbildungsangebot wahrnehmen konnten.
• Erweiterter Zugang: Mit der Entscheidung für die virtuelle Durchführung ermöglichte es NKF jedem, der die Sitzungen ansehen wollte, dies auch ohne Registrierung für die Konferenz zu tun. Damit die Fortbildung anerkannt wurde, war eine Registrierung jedoch weiterhin erforderlich.

„Das Feedback der Teilnehmenden war umwerfend. Sogar die Vortragenden, die gewisse Zweifel hatten, waren von der Menge an Engagement und der reibungslosen Durchführung begeistert“, schwärmt Joseph. „Jemand sagte sogar: ‚Es scheint, als wäre diese Veranstaltung für den virtuellen Raum geschaffen worden‘.“

Auf Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit virtuellen Veranstaltungen angesprochen sagte Joseph, dass sie sich aufgrund der Eigenschaften der Zoom-Plattform keine Sorgen über Störungen mache.

„Wir nutzten die eingebaute Sicherheitsfunktion von Zoom Webinar, da nur unsere zuvor ausgewählten Diskussionsteilnehmer Berechtigungen für Audio und Video erhielten“, fährt sie fort. „Die zahlreichen Administratoreinstellungen von Zoom ermöglichten es uns zudem, auf Schwierigkeiten zu reagieren, indem wir die Chatfunktion überwachen und nötigenfalls einschränken konnten. Ich habe es sehr geschätzt, dass ich die Einstellungen flexibel den Anforderungen der Veranstaltung anpassen konnte.“

„Kehrtwende, Anpassung und Durchführung“

Longino zufolge nahmen am viertägigen Event 11 % mehr Personen als im Vorjahr teil. Konkret nahmen 3 583 Personen virtuell an 130 Sitzungen mit 338 Vortragenden teil, darunter Plenarreferent Eric D. Hargan, stellvertretender Minister des Ministeriums für Gesundheitspflege und Soziale Dienste der Vereinigten Staaten.

Hargan lieferte Details zur Advancing American Kidney Health Initiative und Informationen zur Reaktion auf COVID-19 – ein Beitrag, der ohne das schnelle Handeln von Joseph und dem NKF-Team wahrscheinlich hätte ausfallen müssen.

Longino stellt klar, dass der Umstieg auf eine virtuelle Konferenz gelingen könne. Dass dies jedoch in so kurzer Zeit möglich war, sei der schnellen Reaktion des Personals der NKF, dem ungebrochenen Fokus auf das Ziel und den richtigen Partnern zu verdanken.

„Im klinischen gemeinnützigen Sektor ist so etwas bisher nicht vorgekommen, vor allem nicht in dieser Größenordnung“, betont er. Dank Zoom waren wir in der Lage, umzudrehen, uns anzupassen und ein virtuelles Meeting dieser Größe auf die Beine zu stellen.“

Er fügt hinzu: „Die Veranstaltung lief ohne Zwischenfälle ab und wir erhielten ausnahmslos positives Feedback. Der gesamte Prozess zum hinzufügen von Konten und die Unterstützung, die wir von Zoom erhalten haben, waren herausragend. Dank der Technologie und dem Team von Zoom konnten wir unsere Spring Clinical Meetings in eine virtuelle Veranstaltung verwandeln.“

Angesichts der höheren Teilnehmerzahlen denkt Joseph darüber nach, die Spring Clinical Meetings 2021 in Orlando als hybride Veranstaltung teils virtuell und teils in Präsenz durchzuführen.

„Menschen, die nicht reisen oder sich keinen Urlaub nehmen können, erhalten auf diese Weise trotzdem ihre benötigte Fortbildung“, legt sie dar. „Medizinische Fortbildungen und die gesamte medizinische Forschung könnten durch eine größere Flexibilität profitieren. Ärzte, Pflegekräfte und Mitarbeiter in Kliniken sind gerade damit beschäftigt, an vorderster Front gegen das Coronavirus zu kämpfen, und einige mussten ihre Teilnahme an der Konferenz absagen, weil ihre Städte stark betroffen waren. Plattformen, mit deren Hilfe die medizinische Community Inhalte virtuell finden und sich darüber austauschen kann, gehört die Zukunft.“

Mit Zoom virtuelle Events veranstalten

Die National Kidney Foundation (NKF) ist ein Paradebeispiel für die Umwandlung von Präsenz- in virtuelle Veranstaltungen auf agile Art und Weise mithilfe von Zoom. Im Beitrag von Jessica Joseph auf LinkedIn für „From the Trenches“ beschreibt sie, was für die virtuelle Durchführung der Spring Clinical Meetings nötig war.In unserem Support-Artikel zum Unterschied von Zoom Meetings und Zoom Webinar finden Sie eine Entscheidungshilfe auf der Suche nach der besten Lösung für Ihre virtuelle Veranstaltung.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur erfolgreichen Durchführung einer Onlinekonferenz und Tipps für virtuelle Konferenzen finden sie in unserem ultimativen Leitfaden für die Planung und Durchführung von Online-Events (in englischer Sprache) der Event- und Technologieexperten von Zoom.