Preisgekrönte Anwaltskanzlei McDermott Will & Emery transformiert die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz mit der Zoom-Plattform

McDermott Will & Emery hat sich seit den bescheidenen Anfängen in Chicago im Jahr 1934 zu einer der umsatzstärksten Anwaltskanzleien sowohl in den USA als auch weltweit entwickelt. Mit mehr als 1.200 Anwälten in 21 Büros in den USA, Europa und Asien bietet McDermott Will & Emery verschiedenste juristische Dienstleistungen an und arbeitet kanzlei- und regionsübergreifend, um detaillierte Perspektiven zu bieten und damit die Strategie zu optimieren und hocheffektive Lösungen zu finden. 

Auch wenn die Kanzlei in ihrer fast 90-jährigen Geschichte ein stetiges Wachstum verzeichnet hat, ist das Engagement für Servicequalität ungebrochen, was durch eine Reihe von Auszeichnungen belegt wird, unter anderem als beste Anwaltskanzlei für Technologie und Innovation 2022 durch Vault und als eine der Top-10-Anwaltskanzleien für das Gesundheitswesen in den USA. 

Um die Erbringung der preisgekrönten Dienstleistungen weltweit noch weiter zu verbessern, suchte McDermott Will & Emery nach einer professionellen Kommunikationslösung, die den hohen Standard bei der Servicequalität erfüllen konnte.

Zuverlässige, nahtlose Kommunikationserfahrung

Die Teams von McDermott Will & Emery nutzen die Videokommunikation, um Meetings mit Mandanten abzuhalten und engere Beziehungen zu diesen aufzubauen, mit internen Teams zusammenzuarbeiten, Aussagen aufzunehmen und mehr. Der vorherige Anbieter konnte diesen Anforderungen jedoch nicht gerecht werden. Probleme mit der Zuverlässigkeit und die komplizierte Benutzeroberfläche führten dazu, dass die Teams nach einer besseren Lösung Ausschau hielten.

„Die Audio- und Videoqualität schwankte extrem“, so Michael Shea, Chief Information Officer bei McDermott Will & Emery. „Manchmal war das Video sehr gut, dann wiederum fiel es aus, oder das Audio versagte. Ich kann mich an kein Meeting erinnern, bei dem wir nicht entweder Audio- oder Videoprobleme hatten.“ 

McDermott Will & Emery erhoffte sich eine zuverlässige Sprachkommunikation mit globalen Partnern und benötigte somit außerdem eine moderne, reibungslose Telefonlösung. 

„In Hinblick auf die Telefonkommunikation hatten wir oft Schwierigkeiten mit der Performance von Mobilgeräten und der gleichbleibenden Leistung der Sprach-Clients“, so Shea. 

„Auch der Anrufverlauf war nicht einheitlich“, meint Stephen Green, Senior Director of IT Operations bei McDermott Will & Emery. „Die Anrufqualität war ziemlich schlecht, besonders für unsere Mitarbeiter in Europa und Asien.“ Green bemerkte auch, wie wichtig Interoperabilität für eine agile Arbeitsumgebung ist, und fügt hinzu: „Auch die mobile Komponente spielte eine wichtige Rolle. Wir brauchten eine Lösung, die auf Mobilgeräten im Büro wie unterwegs zuverlässig lief und sich problemlos mit unserer Technologie für Konferenzräume integrieren ließ.“ 

Professionelle Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität

Nach Gesprächen mit Analysten über die besten Optionen und umfangreichen Tests der einzelnen Lösungen entschieden sich die Teams bei McDermott Will & Emery aufgrund der Leistung und Benutzerfreundlichkeit für Zoom. 

„Einige andere Lösungen waren ebenfalls in der engeren Auswahl, aber es gab Probleme, beispielsweise mit der Nutzung unserer eigenen Technologie oder komplizierten Schnittstellen. Wir haben auch die Konferenzraumlösung jedes Anbieters getestet, und Zoom ging ganz klar als Sieger hervor.“ 

„Der Unterschied zwischen unserer vorherigen Lösung und Zoom war gewaltig“, so Green. „Von der Benutzerschnittstelle über den Ablauf von Meetings bis hin zur Schärfe des Videos ist der Unterschied deutlich sichtbar.“ 

Green und Shea untersuchten außerdem, ob Zoom Phone die Telefonlösung der Kanzlei ersetzen könne, und stellten sofort fest, wie sich Zoom Phone auf den Betrieb auswirken könnte. 

„Die Leistung von Zoom auf Mobilgeräten übersteigt bei Weitem die anderer Lösungen, die wir getestet haben“, meint Green. „Die unglaubliche Bandbreitennutzung, selbst bei geringer Bandbreite – keine Lösung liefert hier dieselbe Leistung wie Zoom.“ 

Bessere Zusammenarbeit dank der einheitlichen Kommunikationsplattform von Zoom

Den Teams von McDermott Will & Emery gelang es, die Zoom-Plattform in kürzester Zeit nahezu reibungslos zu implementieren und so einen nahtlosen Wechsel zu einer neuen Lösung zu vollziehen. 

„Wir begannen sofort mit der Implementierung von Zoom und konnten den Prozess in weniger als 90 Tagen abschließen“, so Green. „Die Kontinuität der Geräte hat auch die Schulungen sehr einfach gestaltet. Da wir bereits [Zoom] Rooms implementiert hatten, war das Erlernen des Umgangs mit den Schnittstellen für Meetings und Phone ganz einfach und erforderte nur minimale Schulungen. Schließlich muss man nicht drei verschiedene Schnittstellen kennenlernen.“ 

Dank dieser nahtlosen Schulungserfahrung konnte das Team schon bald das Potenzial von Zoom Phone voll ausschöpfen und von der dynamischen Kommunikation zwischen Teams und der verbesserten Zusammenarbeit und Flexibilität trotz der enormen globalen Herausforderungen profitieren. 

„Die Mobilfunktionen von Zoom Phone und der Zoom Mobile App haben uns extrem vorangebracht“, erzählt Green. „Wenn wir nicht bereits vor der Pandemie Zoom Meetings und Zoom Phone eingeführt hätten, wären wir definitiv in Schwierigkeiten gewesen. Wir wären nicht in der Lage gewesen, mit unseren Mandanten Schritt zu halten – vor allem, weil unser Geschäft seit Beginn der Pandemie weiter gewachsen ist.“ 

Die Zoom-Plattform hat nicht nur die Video- und Audioerfahrung verbessert, sondern den Teams von McDermott Will & Emery außerdem geholfen, die Kommunikation am Arbeitsplatz zu vereinfachen. 

„In erster Linie hat Zoom uns sehr geholfen, Abläufe zu optimieren“, so Green. „Zuvor haben wir drei oder vier Lösungen verwendet, deren Funktionen sich überschnitten haben. Dank Zoom konnten wir sie hinter uns lassen.“ 

„Wir hatten mehrere Chat-Lösungen im Einsatz, und nicht alle Benutzer haben dieselbe Lösung verwendet“, erzählt Shea. „Inzwischen nutzen alle Zoom Team Chat, wodurch wir unser Software-Portfolio vereinfachen konnten.“

Mit Zoom Webinar hat McDermott Will & Emery außerdem eine nahtlose Möglichkeit gefunden, mit aktuellen und potenziellen Mandanten in Kontakt zu treten, ohne Gesundheits- und Sicherheitsrisiken einzugehen. 

„Wir haben schon immer mit Mandanten über Webinare interagiert, und mit dem Einsetzen der Pandemie haben wir begonnen, Mandanten und potenziellen Mandanten in einer schwierigen Zeit relevante Inhalte bereitzustellen, statt Konferenzen und Präsenzveranstaltungen abzuhalten“, erklärt Shea. „Wir haben diese Webinare zunehmend über Zoom Webinar gehostet und verzeichneten während dieser Zeit eine stärkere Zunahme an Mandanten als je zuvor. Dies verdanken wir zum großen Teil den großartigen Inhalten, den wir in unseren Webinaren vorstellen konnten.“ 

Zoomen in die Zukunft 

Die Teams von McDermott Will & Emery profitieren von Zoom, und Shea und Green freuen sich darauf, zu sehen, wie die Technologie die Abläufe noch weiter optimieren kann. 

„Unsere Mitarbeiter kommen nach und nach zurück ins Büro und entdecken dabei Zoom Rooms und die Technologie dahinter wieder neu. Das ist großartig“, so Shea. „Und die neue Technologie, die die Erfahrung von externen Teilnehmern an Meetings in Konferenzräumen verbessert, ist wirklich toll.“

„Mit Zoom haben wir unseren Anwälten eine Plattform an die Hand gegeben, auf der sie nach Belieben mit ihren Mandanten zusammenarbeiten können – telefonisch, bei Gruppenbesprechungen, in Breakout-Räumen für das Brainstorming oder bei einem Webinar. Für uns ist es eine Komplettlösung“, mein Green. „Und dank all der Entwicklungen bei Zoom Video, Webinar, Zoom Rooms und in der gesamten Plattform wird die Erfahrung immer besser.“